Skip to Content

Horoscop Zilnic Actualizat

Berbec Gemeni Leu Balanta Sagetator Varsator Taur Rac Fecioara Scorpion Capricorn Pesti

Organizarea arhivei - unul din secretele bunului mers al firmei tale

Nu de putine ori, firmelor le e neclar ce documente trebuie sa pastreze in arhiva, iar uneori neglijeaza si amana partea de arhivare, desi e esentiala pentru bunul mers al afacerii. Stim cu totii ca documentele unei firme sunt deosebite de importante, iar pierderea unui act poate provoca adevarate dezastre financiare si juridice.

Activitatea de arhivare s-a simplificat mult in ultimii ani, inclusiv in Romania, prin aparitia unor firme specializate. Cei care presteaza servicii de arhivare se pot ocupa de la A la Z de toate etapele pe care le implica acest proces, de la organizarea documentelor pe categorii, cronologic si tematic, la transport si pastrare in locuri speciale si sigure. Conditiile in care sunt tinute documentele arhivate sunt deosebit de importante, tinand cont ca unele au termen-limita de pastrare si de 50 de ani, cum e cazul statelor de salarii. Deci trebuie ferite de umezeala, praf si securizate contra incendiilor, inundatiilor sau altor cataclisme. Asemenea conditii pot fi oferite numai firmele specializate.

Arhivarea si termenele de pastrare a documentelor financiar-contabile

Practic, aproape toate persoanele juridice au obligatia sa pastreze arhive cu documentele financiar-contabile, fie ca e vorba de societati comerciale, companii nationale, regii autonome, institute de cercetare, ori societati cooperatiste. Documentele financiar-contabile pot fi pastrate in forma originala, pe hartie, sau in format electronic.

Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani.

De ce trebuie arhivate documentele

Dupa cum explica Arhivatorul.ro, documentele pe care nu le mai folositi in mod frecvent trebuie pastrate in mod organizat, astfel incat:

  • sa nu fie pierdute/ratacite;
  • sa aiba acces la ele doar persoanele care au dreptul;
  • accesul la orice document din arhiva, dintr-o anumita perioada, sa fie rapid;
  • in cazul unor controale sau audituri, sa puteti sti exact de unde sa luati respectivele acte de care aveti nevoie pentru a prezenta documentele la inspectie;
  • sa puteti face dovada tuturor activitatilor/operatiunilor efectuate intr-o anumita perioada din trecut;
  • sa poata fi folosite drept probe in justitie, daca e cazul.

Arhiva pe hartie sau arhiva electronica?

In era digitalizarii, arhiva fizica (pe hartie) ramane totusi cea mai sigura, apreciaza specialistii in arhivistica. Asta pentru ca exista o serie de riscuri in ceea ce priveste stocarea digitala: atac cibernetic, compromiterea fisierelor, furtul de date, defectiuni de software sau de hardware, intreruperi ale curentului electric.

Si arhiva pe hartie prezinta unele riscuri, dar amenintarile par mai mici si mai usor de evitat, in cazul in care persoanele juridice apeleaza la firme specializate. Arhivele pe hartie pot fi deteriorate de conditiile climatice si de mediu – temperatura, umezeala, microorganisme etc – sau de incendii ori inundatii si alte dezastre naturale. De aceea, pastrarea documentelor pe care nu le mai folosim trebuie sa se faca in locuri special amenajate si sa fie in grija firmelor care asigura servicii de arhivare, care pot oferi si toate conditiile pastrarii corespunzatoare a documentelor.

Arhiva trebuie periodic actualizata, in sensul ca documentele care au iesit din termenul limita in care trebuie pastrate vor fi scoase si distruse. Si pentru distrugerea lor exista firme specializate, care asigura confidentialitatea pe parcursul intregii operatiuni.

Categorie: 

Articole asemanatoare

Turism si Hoteluri in Romania

Destinatii de vacanta si informatii de cazare in hoteluri vile sau pensiuni din Romania, posibilitatati cautare si rezervare hoteluri online, Forum turism cu destinatii sau cazare hoteliera de evitat.

Scrie Corect Romaneste

O campanie care incurajeaza scrisul corect in Romaneste pe internet campanie initiata de trei studenti de la Universitatea Babes-Bolyai din Cluj Napoca.

Antena1 Economic

Antena1 Economic

Noutati din PCNews

Stiri si informatii din ultimile apartii in tehnologie IT, jocuri, telefonie, fun, si multe noutati din domeniul tehnologiei.

Va oferim o gama variata de produse la cele mai bune preturi din Romania oferite de magazinul online emag.ro unde livrarea produsului este gratis. Cumpararea se face direct pe site si plata o faci la primirea coletului. Simplu si rapid nu ? Produsele sunt mai ieftine decat la magazin.